素材的準備
這里的素材主要是每個職工的照片，并按一定的順序進行編號，照片的編號順序可以根據單位的數據庫里的職工姓名、組別順序來編排。然后可以把照片存放在指定磁盤的文件夾內，比如“E：\職工信息”。
建立職工信息數據庫
使用Excel表格建立“職工信息表”，在表中要分別包括職工的姓名、組別、編號和照片，姓名、組別可以直接從單位數據庫里導入，姓名、編號的排列順序要和前面照片的編號順序一致，照片一欄并不需要插入真實的圖片，而是要輸入此照片的磁盤地址，比如“E:\\職工信息\\001.jpg”，注意這里是雙反斜杠，制作完成后把該工作簿重命名為“職工信息”，如圖 1所示。
圖1
創建工作證模版
啟動Word 2003，現在先建立一個主文檔，設計排版出如圖2所示的一個表格來，這里你可以把邊框設置為“無”，這些內容也是工作證中不會變動的部分。當然，這僅是一個示例，你完全可以設計出更好看的版式來。
圖2
添加域
步驟1 選擇“視圖|工具欄|郵件合并工具”菜單項，調出“郵件合并”工具欄。
步驟2 點擊“郵件合并”工具欄上的“打開數據源”按鈕(左邊第二個圖標)，彈出“選擇數據源”對話框，選擇剛才建立的“職工信息表”，點擊“打開”按鈕，彈出“選擇表格”對話框，在“選擇表格”對話框中選擇“職工信息$”，如圖3所示。點擊“確定”按鈕返回主文檔。
圖3
步驟3 將光標定位到“姓名”后一單元格，點擊“郵件合并”工具欄上的“插入域”按鈕(左邊第六個圖標)，彈出“插入合并域”對話框，在該對話框中的域列表中選擇“姓名”，點擊“插入”按鈕，將其插入到指定位置，如圖 4所示。點擊“關閉”按鈕返回到主文檔。
圖4
步驟4 以相同的方法，將“組別”、“編號”域分別插入到主文檔中相應的位置。
步驟5 將光標定位于“××中學工作證”右下邊大的單元格內，我們要在此顯示職工的照片。按“Ctrl+F9”來插入域，此時單元格內會出現一對大括號，在其中輸入“INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD "照片" }"”(不含外邊引號)，注意其中的大括號也是按“Ctrl+F9”來插入的。
步驟6 最后點擊“郵件合并”工具欄上的“合并到新文檔”按鈕(右邊第4個圖標)，將根據職工信息表中的記錄數來批量制作“工作證”，并重新生成Word文檔，至此，“××中學工作證”制作完畢。然后直接打印就行了。
小提示：如若新生成的文檔中沒有顯示圖片或所有的圖片顯示的是一個人，沒關系，你可以按“Ctrl+A”全選，然后按F9鍵對文檔進行刷新。還不行，你只有把這個文檔先保存關閉了，然后再打開，全選，按F9鍵對文檔進行刷新。